Voorkeurs-HIS Sanday
Eind november 2024 is Sanday gekozen als voorkeurs-HIS door Jeroen Bosch Huisartsen. Op deze pagina vind je alle informatie over Sanday, zoals veelgestelde vragen, en het aanmeldformulier voor een startgesprek.
Demo sessies
Op 2 en 14 april organiseert #Slim samen met Sanday twee demo sessies in de workshopruimte bij JBH. Wil jij ervaren hoe het is om met Sanday te werken? Meld je hieronder aan!
Veelgestelde vragen
Algemeen
Neem contact op via het contactformulier contactformulier of stuur een mail naar info@slimmeregio.nl.
Via Sanday Academy krijgen medewerkers toegang tot online educatie.
Wacht advies van Zorg-IT af. Zij zullen advies geven voor een Goed beheerd Zorgnetwerk (site VZVZ). Sanday adviseert wel een beveiligd netwerk, maar het is niet noodzakelijk.
2 uitgangssituaties:
- HOED: Hier moet sprake zijn van meerdere praktijken met elk een eigen praktijk-AGB-code. Vanuit elke praktijk zijn alle patiënten van alle praktijken binnen de HOED zichtbaar (dit is niet af te schermen binnen Sanday Huisarts). Alle agenda’s van de praktijken binnen de HOED zijn zichtbaar in elke afzonderlijke praktijk binnen de HOED. De assistentes en POH’s werken voor alle praktijken.
- Zorgcombinatie: Hier moet sprake zijn van meerdere praktijken met elk een eigen praktijk-AGB-code. Vanuit elke praktijk zijn alle patiënten van alle praktijken binnen de Zorgcombinatie zichtbaar (dit is niet af te schermen binnen Sanday Huisarts). De agenda’s van de praktijken binnen de Zorgcombinatie zijn alleen zichtbaar voor de praktijk waar de agenda’s aan gekoppeld zijn (een agenda kan maar aan 1 praktijk gekoppeld zijn). Elke praktijk werkt met z’n eigen personeel.
Praktische zaken
Op basis van een persoonlijk e-mailadres (bij voorkeur een zakelijk e-mailadres) worden inlogaccounts aangemaakt en verstrekt. Sanday vraagt om een medewerkers overzicht in te vullen met de betreffende namen, functies, emailadressen, 06-nummers en AGB-codes. Vraag medewerkers te kiezen om in te loggen middels de authenticator-app i.p.v. de SMS-functie. Er zijn extra kosten verbonden aan de SMS-functie.
In Sanday kan ingelogd worden met een UZI-pas, Digipass of authenticator. Het gebruik van een UZI-pas is niet verplicht om in te loggen, maar is wel nodig om gegevens te delen of in te zien voor verificatie (HAP, JBZ).
Niet met standaard schermen, want iedereen vult informatie anders in. Sanday is bereid je in contact te brengen met praktijken die al overgaan, zodat zij informatie kunnen geven. Uiteindelijk is het de proefconversie die het echt laat zien. Uiteraard willen zij altijd meedenken in geval van specifieke wensen.
Patiëntenportaal
Helaas zijn dit twee verschillende platformen, dus de patiënten moeten zich opnieuw aanmelden (via DigiD) voor UZO.
Patiënten kunnen toegang krijgen tot het patiëntenportaal van "Uw Zorg Online" door een account aan te maken middels het registratieformulier op de website van de praktijk of bij het openen van "Uw Zorg Online". De praktijk dient de aanvraag te activeren waarna de toegang tot het portaal wordt gekoppeld aan het juiste dossier van de patiënt OF via DigiD kunnen patiënten zelf inloggen en worden de gegevens automatisch omgezet.
- Herhaalrecepten aanvragen
- Afspraken maken
- E-consult
- Medisch dossier inzien
- Zelfmetingen registreren
Voor patiënten is het niet noodzakelijk om te weten dat de praktijk overstapt op een ander HIS-systeem, tenzij er ook een ander patiëntenportaal wordt geïntroduceerd. Patiënten moeten zich opnieuw registreren. De praktijk kan digitaalvaardige patiënten per e-mail informeren. Daarnaast is het belangrijk om te laten weten dat vanaf de startdatum van de migratie (de exit gegevens zijn aangeleverd door de oude HIS-leverancier) het oude patiëntenportaal niet meer bereikbaar is. Dit betekent dat patiënten mogelijk enkele dagen geen toegang hebben tot een portaal, omdat het nieuwe portaal pas actief wordt na de volledige migratie. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de migratie op vrijdag start en de praktijk op maandag met Sanday verdergaat. Extraheer alle e-mailadressen van de patiënten en stuur de voorbeeldbrief (hyperlink toevoegen ROER) per e-mail, zodra de praktijk zelf is aangesloten op het portaal.
Informeer voor de overgang alle patiënten over het portaal. Extraheer alle e-mailadressen van de patiënten en stuur de voorbeeldbrief ("hyperlink toevoegen ROER") per mail, nadat de praktijk zelf is aangesloten op het portaal.
De praktijk sluit een overeenkomst (er is een mantelovereenkomst actief) met het patiëntenportaal Uw Zorg Online.
Aangeraden wordt om hier even mee te wachten. Dit kost namelijk nog best wat tijd en moeite.
Kosten/tarieven
Vanaf livegang.
Voor iedere praktijk gelden bepaalde prestaties, afhankelijk van welke zorg er wordt aangeboden, de patiëntpopulatie en de locatie van de praktijk. Alle prestaties worden door Sanday ingelezen en hoeven dus niet zelf ingevoerd te worden. Het enige wat de praktijk dient te doen is de prestaties die voor de eigen praktijk gelden te activeren. Dit dient ieder jaar ingesteld te worden. Prestaties activeren doe je in Sanday Huisarts bij Beheer > Prestaties activeren.
Prestaties zijn gekoppeld aan tarieven. Ieder jaar worden de landelijke tarieven vastgesteld. Ook die worden automatisch in Sanday Huisarts ingelezen.
Hiernaast zullen er ook specifieke afspraken zijn gemaakt met zorgverzekeraars. Zulke contractuele afspraken dienen wel handmatig in Sanday Huisarts ingesteld te worden.
Een hoeveelheid landelijke en contractuele tarieven samen vormen de lijst met praktijktarieven. Het opstellen van zo’n lijst met praktijktarieven doe je bij Beheer > Tarieven. Daar kun je ook meteen de contractuele afspraken instellen. Dit kun je eenvoudig doen met de landelijke tarieven als uitgangspunt.
Apotheek
De kosten voor een apotheekhoudende praktijk zijn € 4,71 excl. BTW voor de basis en € 0,83 voor de plusmodule.
Tijdens de live-dag worden er altijd (test)recepten gestuurd naar de preferente apotheken. We bellen deze na om te checken of deze zijn aangekomen.
Zolang de apotheken retourinformatie versturen via het lifeline-adres hoeft er aan de apotheekkant niets aangepast te worden. Stuurt de apotheek direct naar een HIS-specifiek communicatieadres dan moet de apotheek het communicatieadres per zorgverlener in het adresboek aanpassen. Hierop acteren wij vanuit Sanday meer adviserend dan proactief, wat wil zeggen dat wij vanuit Sanday niet op voorhand alle apotheken benaderen om het Sanday communicatieadres door te geven.
Inzage in oude HIS
Medicom:
Medicom blijft tot drie maanden na de migratie beschikbaar, zolang Sanday geen wijzigingen aanbrengt in de E-Zorg-verbinding. De gegevens blijven inzichtelijk, maar nieuwe informatie die in Medicom wordt ingevoerd, wordt niet overgezet naar het nieuwe systeem. Na drie maanden worden alle dossiers in Medicom definitief afgesloten.
Telefonie
Sanday biedt integraties met verschillende telefonieproviders, o.a. Advitronics. Hierdoor kunnen zorgverleners bij inkomende gesprekken direct patiëntgegevens inzien en met één klik het dossier openen. Daarnaast is bellen vanuit het dossier mogelijk met één druk op de knop, zonder handmatig het nummer in te voeren.
Als de praktijk gebruikmaakt van telefonie-integratie, neemt de praktijk contact op met de telefonieprovider om de integratie om te zetten. De praktijk ontvangt een factuur voor de aansluiting en een nieuw abonnement voor de integratie in combinatie met Sanday.
Voorbereidingen op de overgang naar Sanday
Een migratie gaat eigenlijk altijd goed. Medicom blijft na de migratie nog 3 maanden in te zien, daarna worden alle gegevens opgeschoond.
Nee, voor Sanday Huisarts verandert Sanday niets in het adres van de E-zorg verbinding.
UZI-certificaat/Vecozo systeemcertificaat
Sanday-praktijken maken gebruik van het Vecozo-systeemcertificaat van Sanday, dus dat hoeven de praktijken niet zelf te regelen.
Voor Medicom-gebruikers: Het UZI-certificaat van Medicom kan niet gebruikt worden in Sanday.
Zorgmail
Er dient een herconfiguratie op het lifeline-adres door Zorgmail te worden uitgevoerd zodat de post goed in Sanday binnenkomt. De zorgmailmutatie moet door de praktijk zelf aangevraagd worden bij Enovation, maar Sanday verstrekt een handleiding aan de praktijk hoe deze handeling uitgevoerd dient te worden.
Edifact
Het nieuwe edifact-receptadres voor Pharmacom-apotheken is: recept@rosmalen1.ehsnet.nl. Sanday zal dit adres instellen. Ook dient Sanday de retourinformatie aan te zetten voor Pharmacom.
Op de livedag zelf wordt de koppeling door Enovation omgezet naar Sanday. Alle berichten die na de definitieve conversie en vóór de livedag worden verzonden naar de praktijk worden op de livedag herzonden. Enovation belt/ mailt altijd rond 8:30 uur op de livedag met de vraag vanaf wanneer de berichten herzonden kunnen worden. Dat kan een paar uur zijn of een aantal dagen. Een aantal dagen na live dag neemt UZO contact op met de praktijk om de koppeling gereed te maken. De praktijk moet wel MGn via PharmaPartners uit laten zetten en wel alvast een koppeling aanvragen bij Uw Zorg Online.
Conversie
De praktijk neemt zelf contact op met de huidige HIS-leverancier om de overeenkomst te beëindigen.
Consultancy hanteert een voorbereidingsprotocol en bespreekt deze vanaf twee maanden voorafgaand aan de livedatum met de klant. De technische intake voor de lokale infrastructuur wordt door onze partner Zorg-IT gedaan.
De praktijk neemt contact op met de huidige HIS-leverancier om een conversie van de patiëntendata op te vragen en aan te leveren bij de nieuwe HIS-leverancier Sanday. De praktijk ontvangt van de huidige HIS-leverancier een factuur voor de “Exit conversie”. Deze kosten worden naderhand vergoed door JBH.
De praktijk moet de eigen ICT-leverancier op de hoogte brengen van de overstap. Ook de ICT-partner zal betrokken worden in het traject.
Sanday verwerkt een proefconversie met de ontvangen data. (Dit is een testmigratie om de gegevens van het oude systeem naar het nieuwe systeem over te zetten). De doorlooptijd van een proefconversie is minimaal 6 weken.
Sanday werkt samen met ICT-leverancier Zorg-IT, die de bestaande IT-infrastructuur beoordeelt om te bepalen of deze geschikt is voor de installatie en configuratie van Sanday. Dit omvat onder andere het aansluiten van systemen, het instellen van beveiligingsprotocollen en de integratie van andere software.
De praktijk krijgt vrijblijvend een offerte, waarna de eigen ICT-partij de ICT-voorzieningen kan voorbereiden of Zorg IT kan dit uitvoeren.
In het exitgesprek worden afspraken gemaakt over:
- Migratiedatum: de exacte datum voor de migratie wordt vastgesteld en afgestemd met alle betrokken partijen.
- Contactgegevens: de contactgegevens van de contactpersonen bij zowel de huidige als de nieuwe HIS-leverancier worden uitgewisseld voor een soepele overdracht.
- Overige zaken: diverse aanvullende onderwerpen met betrekking tot de overgang kunnen besproken worden.
Declareren
De openstaande postenlijst wordt niet meegenomen naar Sanday, deze moet nog in Medicom worden afgewerkt.
Ja, onder de knop ‘facturatie’ is deze lijst precies te vinden in Sanday huisarts.
De ingediende declaraties komen niet meer in een wachtrij, dat gaf/geeft bij Promedico ASP nog weleens problemen.
Sanday Academy
Vanwege de frequente releases van Sanday huisarts laten we nieuwe gebruikers maximaal twee maanden (bij apotheekhoudende praktijken drie maanden) voorafgaand aan de livedag toe op Sanday Academy. Dan werkt men ook met de meest actuele interface van de applicatie.
Dit hangt af van de digitale vaardigheden van een medewerker.
Overgangsdag
De definitieve migratie start doorgaans op vrijdag na 17.00 uur en wordt in het weekend (op afstand) uitgevoerd. Het wordt aanbevolen om de praktijk op de eerste dag na de migratie voor spoed te openen. Op deze dag is er één of meerdere consulenten aanwezig (afhankelijk van de grootte van de praktijk) om alle medewerkers te ondersteunen.
Zorg dat zo veel mogelijk medewerkers aanwezig zijn op de live-dag. Zo raakt iedereen gewend aan Sanday en kan om hulp gevraagd worden aan de consultants.
De consultant(s) zijn in de twee weken na de overgang direct telefonisch bereikbaar om de praktijk te ondersteunen bij eventuele vragen.
Werken met Sanday
Sanday adviseert een beveiligd netwerk. Voor meer informatie kijk op: Aorta-LSP - Goed beheerde zorgnetwerken.
Vanaf elke locatie met een stabiele internetverbinding kan toegang worden verkregen tot de persoonlijke werkomgeving van Sanday door de persoonlijke inloggegevens in te voeren en tweestapsverificatie te voltooien.
Met de app “ConsultTogo” krijgt de gebruiker onderweg of thuis toegang tot patiëntendossiers via een smartphone of tablet.
Helpdesk
Ga naar: https://sanday.topdesk.net/
Ervaar je problemen, ontbreekt er data of werkt het systeem niet naar behoren? Neem dan contact op met Sanday. Zij zijn het aanspreekpunt voor de praktijk en onderhouden het contact met de oude HIS-leverancier om je zo snel mogelijk te helpen.
Demo’s
Interesse in een demo? Neem contact op met ons via het formulier hieronder.
Samen komen oplossingen dichterbij met #Slim